Exemple : comment mieux maîtriser mes dépenses de santé ?
A distance ou en face-à-face, nous sommes fortement sollicités tout au long de nos journées de travail. Comment optimiser son temps pour gagner en efficacité ?
L’art de la To do list
Selon la chercheuse de l’Université Laval (Québec), Nicole Brais, la charge mentale désigne un « travail de gestion, d’organisation et de planification qui est à la fois intangible, incontournable et constant, et qui a pour objectif la satisfaction des besoins de chacun et la bonne marche de la résidence ». Cet exercice représente parfois un véritable challenge lorsque nous est cumulons une grande quantité d’actions à réaliser.
Afin de planifier au mieux ses missions journalières, il peut être utile d’écrire sa liste de tâches (ou to do list). De cette manière, il devient plus aisé de les trier et de les prioriser. En attribuant à chaque tâche une date limite, l’ordre dans lequel les accomplir apparaît plus naturellement et nous permet de respecter les délais. Par ailleurs, la rédaction d’une to do list donne un aperçu visuel de nos missions et, lorsqu’une tâche est accomplie, le fait de la rayer de sa liste accentue le sentiment de satisfaction.
Certaines missions impliquent un suivi sur la durée. Pour mieux les identifier, vous pouvez user de tout repère visuel ou intelligible : pourcentage d’avancement, code couleur, rappels… Vous gagnerez du temps en les distinguant en amont.
Gare à l’effet pernicieux de la to do list. Accordez-vous des délais acceptables et évitez d’y inscrire des tâches à commencer et à traiter dans plusieurs semaines. Une liste trop longue et surchargée pourrait vous décourager.
Le plus ardu d’abord !
Parce que le plaisir est un carburant efficace, nous avons tendance à commencer par réaliser les tâches qui nous en procurent le plus. Généralement, il s’agit des missions qui comprennent le moins de contraintes ou qui nous paraissent les plus simples. Si bien qu’il peut arriver que les tâches de fond ou qui semblent plus difficiles sont remises à plus tard voire déléguées. C’est ce que l’on appelle la procrastination : le fait de remettre au lendemain, de décaler constamment l’échéance. Toutefois, cette technique ne fonctionne qu’un temps. Viendra le moment où la mission devra être accomplie et cela s’accompagnera d’une montée de stress, d’un découragement, voire d’une précipitation qui en réduira les résultats.
Pour y pallier, nous ne saurons que trop vous conseiller de commencer par ces tâches. Une fois rayées de la liste, votre esprit s’en trouvera allégé et le reste de vos missions vous paraîtrons encore plus agréables.
Pour s’attaquer au plus difficile sans avancer à contrecourant, découpez votre tâche en différentes étapes. En rayant chacune d’entre-elles, vous aurez le sentiment d’avancer plus rapidement et la mission principale vous semblera plus simple.
Gare aux « réunionites » aigues
Selon une enquête de l’entreprise de sondages OpinionWay réalisée en 2017 auprès de 1012 salariés, travaillant dans des entreprises publiques ou privées employant 500 salariés ou plus, les répondants passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion. En 2018, le baromètre réalisé par Wisembly en partenariat avec l’IFOP montre que les cadres passaient 27 jours par en réunion. On désigne abusivement comme une « réunionite » le fait de participer à de nombreuses réunions sans que celles-ci ne soient nécessaires ou n’aboutissent à une action. L’objectif pouvant être de valoriser son activité, de briser sa routine journalière ou d’effectuer une « fausse pause ». Bien que les réunions soient parfois nécessaires, leur multiplication est contreproductive. Elles mobilisent du temps et de l’énergie auprès de plusieurs acteurs. En outre, ces moments d’échange peuvent traîner en longueur sur des sujets qui pourraient être traités plus rapidement par le biais d’un coup de téléphone ou d’un e-mail.
Avant de planifier une réunion et afin de gagner en efficacité, il convient de se poser les bonnes questions :
- Ai-je besoin d’un créneau d’une heure pour traiter ce sujet ?
- Tous ces participants sont-ils nécessaires pour avancer sur ce point ?
- Sous quels délais ai-je besoin d’un retour de mes collaborateurs ?
Enfin, notez qu’une réunion bien préparée et cadrée permettra d’éviter la dissipation des participants et de rester concentré sur le sujet à traiter.
Appuyer sur pause
Lorsque qu’une tâche semble insurmontable, le stress engendré peut être paralysant. Nous nous focalisons alors davantage sur l’idée que nous ne parviendrons pas à atteindre notre objectif ou nous restons parfois figés sans savoir par où commencer. Dans ces situations, il est nécessaire de prendre du recul, de respirer, de s’aérer. Se lever, faire une courte ballade, prendre un bol d’air ou faire une simple pause-café sont autant de techniques qui vous permettront de vous détendre. L’espace d’un instant, penser à autre chose réduira angoisse. Vous parviendrez ainsi à dédramatiser et à reprendre votre activité de plus belle, l’esprit apaisé.
Gérer ses créneaux de travail : comment utiliser son agenda à bon escient ?
En dehors des pause-café, le bureau reste un endroit privilégié pour tisser des liens. Si bien qu’il peut être facile de tomber dans l’excès et d’être facilement distrait par les échanges avec ses collègues. Les sollicitations peuvent être privées et porter sur les dernières activités du weekend ou encore sur les prochaines vacances mais aussi sur les dossiers en cours. Autant de moments au cours desquels votre concentration diminue et vos tâches stagnent. Pour y pallier, utilisez votre agenda pour organiser vos temps de travail. Après avoir identifié les sujets à traiter au cours d’une semaine, bloquez des créneaux de travail dédiés à l’accomplissement de vos différentes tâches de manière visible pour vos collaborateurs. Cela vous permettra de mieux suivre votre activité et de conserver des moments privilégiés avec vos confrères.
S’isoler pour gagner en productivité
Force est de constater que les différentes périodes de confinement ont entraîné un isolement parfois douloureux pour certaines personnes. En contrepartie, le retour au bureau apparaît alors comme un moment de retrouvailles très attendu qui peut être davantage propice aux sur-sollicitations et au maintien du lien social plutôt qu’à la productivité. Contents de vous retrouver, vos collègues les plus proches deviennent plus bavards, plus expansifs sans se douter que cela peut nuire à votre activité.
Pour continuer d’avancer en toute efficacité sur vos dossiers, il est possible de prendre de la distance vis-à-vis des postes de travail de vos collaborateurs. Une salle de réunion peut alors devenir votre espace de travail temporaire afin de vous isoler et de rester concentré.
Traiter ses e-mails avec efficacité
Nos boîtes mails peuvent être rapidement surchargées : interrogations directes, e-mails dont nous sommes en copie, newsletters, publicités, prospection… Pour y voir plus clair et mieux gérer ces différentes sollicitations, il peut être utile de dédier un moment précis de sa journée au tri de ses e-mails. Ce créneau peut être instauré de manière récurrente et peut aussi se découper en deux temps : un premier pour trier l’ensemble et un second pour traiter les emails de fond qui impliquent davantage d’investissement. Pour éviter d’être tenté, vous pouvez également désactiver temporairement les notifications de votre boîte mail.
Astuce : lorsque vous triez vos e-mails, isolez les newsletters. Si certaines d’entre elles ne sont jamais lues, il est peut-être temps de se désinscrire de cet abonnement.
Apprendre à dire non
Selon votre activité, vous pouvez être la cible de nombreuses sollicitations externes et internes. Il peut également arriver que vous soyez amené à suivre et traiter des dossiers à la place de vos collègues. Ces situations vous mobilisent peut-être plus que nécessaire. Si l’entre-aide et la bienveillance sont des principes qui garantissent le maintien d’une bonne entente avec vos différents interlocuteurs, cela peut entraîner une charge de travail trop importante. Par facilité et sans penser à mal, certains collègues vous solliciteront parfois à l’excès. Pour pallier à cette surcharge, il conviendra d’apprendre à dire « non ».
A cette fin, il convient d’abord de bien évaluer ses capacités et le temps nécessaire pour traiter vos dossiers avant d’accepter de nouvelles tâches. Ces bases étant posées, vous pourrez en toute bonne conscience répondre de manière adaptée et justifiée à vos interlocuteurs.